Ein Kilometer zur Kundin bringt bares Geld in die EÜR zurück, ein Kilometer zum Bäcker um die Ecke nicht die Spur davon – und genau an dieser Grenze verschenken die meisten Freiberufler ihr Geld bei den Reisekosten. Dabei ist der Unterschied simpler, als er klingt, sobald klar ist, wo die erste Tätigkeitsstätte aufhört und die geschäftliche Fahrt beginnt. Wer als Designer, Entwickler oder Coach selbstständig unterwegs ist, behandelt Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwand in der Buchhaltung oft wie Beiwerk – dabei sind das feste Posten mit klaren Regeln.
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Welche Fahrten zählen überhaupt als Reisekosten?
Kaspar Menges, ein ehemaliger Kollege aus meiner Agenturzeit, inzwischen selbst als UX-Designer unterwegs, ruft mich regelmäßig an, wenn seine Reisekosten-Tabelle nicht aufgeht. Die Grundregel ist simpel: Sobald du von deinem Homeoffice zu einem Kunden fährst, der nicht deine erste Tätigkeitsstätte ist – und das ist bei uns Selbstständigen fast immer der Fall –, zählt jeder gefahrene Kilometer. Für den eigenen PKW sind das 0,30 Euro pro Kilometer, dokumentiert mit Datum, Ziel und geschäftlichem Zweck. Ohne diese drei Angaben ist die Fahrt für das Finanzamt nicht mehr als eine Behauptung.
Letzten Winter hatte Kaspar genau dieses Problem – er rief mitten im Feierabendverkehr auf der Tübinger Straße in Stuttgart-Süd an, weil er drei Monate Fahrten im Kopf hatte und keine einzige davon aufgeschrieben. Wer sich fragt, wie man diese Basis von Anfang an sauber aufbaut, findet die Grundlagen in meinem Bericht zum pragmatischen Tool-Mix – dort geht es genau darum, wie man mit System die Buchhaltungsstunden senkt, statt sie im Dezember nachzuholen.
Ab 8 Stunden unterwegs beginnt die Verpflegungspauschale
Verpflegungsmehraufwand klingt sperriger, als er ist: Wer mehr als 8 Stunden von Wohnung und Tätigkeitsstätte weg ist, kann 14 Euro pauschal ansetzen, bei einer vollen 24-Stunden-Reise sind es 28 Euro, und An- sowie Abreisetag bei mehrtägigen Trips bekommen ebenfalls die 14 Euro. Die Grenze ist hart – sieben Stunden und fünfzig Minuten bringen nichts, acht Stunden und eine Minute schon.
Software allein löst das nicht zuverlässig. Ich hatte eine Weile WISO Steuer installiert, weil es für Standard-Formulare ordentlich funktionierte – bei den Betriebsausgaben, die typisch für unseren Design-Alltag sind, etwa Modellbaumaterial oder Kamera-Ausrüstung für die Projektdokumentation, hat es mich aber wieder und wieder in die falsche Kategorie geschickt. Für reine Lohnsteuerfälle mag das noch reichen, für unsere Betriebsausgaben-Systematik als Freiberufler würde ich es heute nicht mehr empfehlen. Klarer wurde die Logik hinter den Reisekosten erst mit dem Steuer-AhA-Effekt Videokurs, der die Regeln Schritt für Schritt durchgeht, statt sie nur in ein Formularfeld zu packen.
Bewirtung oder Pauschale: der bessere Hebel bei Kundenessen
Lennard Bätzner, ein Softwareentwickler aus der Makerspace-Szene, hat mich genau das letztes Jahr gefragt, kurz nachdem er seine erste eigene EÜR angefangen hatte: Lohnt sich die Pauschale, wenn man sowieso mit dem Kunden essen geht? Die Antwort hängt vom Betrag ab. Liegt die Rechnung deutlich über der Tagespauschale, bringt der Beleg mehr, weil 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe absetzbar sind – vorausgesetzt, der Beleg ist korrekt ausgefüllt. Wer beides gleichzeitig ansetzt, ohne die Pauschale um den Verpflegungsanteil zu kürzen (beim Frühstück im Hotel sind das 20 Prozent der Tagespauschale), bekommt bei einer Prüfung Ärger.
Als Faustregel reicht das: Kleinere Rechnungen, die kaum über der Pauschale liegen, laufen einfacher über die Pauschale. Sobald der Betrag spürbar höher ist, lohnt sich der Aufwand mit dem Bewirtungsbeleg. Lennard hat sich danach für den detaillierten Weg entschieden und schickt mir seitdem nach größeren Steuerfragen eine kurze Mail, in der steht, was er aus dem jeweiligen Gespräch mitgenommen hat.
Belege sofort einsortieren, nicht erst zum Jahresende
Die eigentliche Arbeit passiert nicht im Kurs, sondern beim Ablegen. Steuersoftware allein reicht nicht, wenn man nicht weiß, was man da einträgt – sie kann Belege scannen, aber die Logik hinter Reisekosten versteht sie nicht von allein. Das Prinzip gehört eigentlich zu den EÜR-Grundlagen, die jeder Selbstständige einmal sauber durcharbeiten sollte, bevor er sich auf ein Tool verlässt. Wer stattdessen jede Fahrt direkt nach der Rückkehr einträgt statt sie zu sammeln, spart am Jahresende Stunden, die früher fürs Zusammensuchen draufgingen – bei mir war das über die Jahre der größte Hebel, größer als jedes einzelne Software-Feature.
Kurs oder Software: was bei Reisekosten wirklich hilft
Für die Reisekosten-Logik selbst war der Steuer-AhA-Effekt Videokurs [Mein Werkbank-Pick] das Werkzeug, das bei mir hängengeblieben ist – die Module sind in Wochen-Häppchen geschnitten, was neben einem vollen Auftragsbuch überhaupt machbar ist. Das Tempo ist stellenweise straff, das muss man mögen, und bei sehr speziellen Fällen wie Reisen außerhalb der EU ersetzt kein Kurs das Gespräch mit einem Steuerberater. Für die reine Reisekosten- und Verpflegungspauschalen-Logik reicht er aber völlig.
Bei einem Designer mit drei, vier festen Kunden und regelmäßigen Vor-Ort-Terminen würde ich genau diesen Kurs nehmen – der Tiefgang bei den Betriebsausgaben zahlt sich hier aus. Jemand im Angestelltenverhältnis mit kleinem Nebengewerbe braucht diesen Tiefgang meistens nicht: Ein Kollege von mir, der genau in dieser Situation steckt, kam mit Steuern sparen für Arbeitnehmer gut zurecht, weil dort die Lohnsteuerthemen im Fokus stehen. Für Vollzeit-Selbstständige bleibt das zu dünn – welcher Kurs sich lohnt, hängt also davon ab, in welcher Auftragslage man steckt, und ob einem ein Videoformat oder ein Präsenzseminar mehr liegt.
Reisekosten sind dabei nur ein Baustein – die gleiche Sorgfalt lohnt sich bei der Wahl der EÜR-Software, bei der KSK-Absetzbarkeit, beim Wechsel zwischen Kleinunternehmer- und Regelbesteuerung oder bei der Vorsteuer, sobald Rechnungen ins Ausland gehen.
Meine letzte Nachzahlung ist kleiner ausgefallen als die vom Jahr davor, obwohl die Auftragslage kaum anders war – der einzige Unterschied war, dass Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwand diesmal vollständig und richtig einsortiert waren, statt am Jahresende geschätzt zu werden. Reisekosten sind kein Bereich, in dem sich Rätselraten auszahlt: Kilometer, Stunden und Belege sind feste Größen, die man entweder sauber dokumentiert oder eben Geld liegen lässt. Wer sich für ein System entscheidet, ob Kurs, Software oder beides zusammen, sollte es konsequent ab der ersten Fahrt nutzen, nicht erst, wenn die Steuererklärung schon drängt.