Wie viel von der Rechnung nach einem Geschäftsessen mit einem neuen Auftraggeber landet am Ende wirklich als Betriebsausgabe in der EÜR – und wie viel bleibt reines Privatvergnügen, für das das Finanzamt in der Buchhaltung nichts zurückgibt?
Die kurze Antwort vorweg: siebzig Prozent, wenn der Bewirtungsbeleg alles hergibt, was verlangt wird. Neulich saß ich mit einem Auftraggeber in einem Lokal in der Nähe vom Cannstatter Wasen, und noch am Tisch fragte er, ob der einfache Kassenbon reicht oder ob er auf einer ausgestellten Rechnung bestehen soll. Um die große Übersicht über die EÜR geht es hier nicht, nur um den einen Bewirtungsbeleg, der in der Steuererklärung als Freiberufler öfter falsch behandelt wird, als man denkt, gerade in der Buchhaltung von Designstudios.
Wie viel darf ich von einem Geschäftsessen absetzen?
Gesetzlich ist die Aufteilung eindeutig geregelt, auch wenn die Logik sich nicht sofort erschließt. Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) sind nur siebzig Prozent der angemessenen Bewirtungskosten als Betriebsausgabe abziehbar, der Rest gilt als privater Anteil am Essen. Die Vorsteuer aus der Rechnung ist davon unabhängig – die holst du dir zu hundert Prozent zurück, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, auch wenn die Kosten selbst nur zu siebzig Prozent abziehbar sind.
Ein Beispiel, das ich oft zur Erklärung nutze: Bei einer Rechnung über 100 Euro plus 19 Prozent Umsatzsteuer, also 19 Euro, hole ich mir die vollen 19 Euro Vorsteuer zurück. Von den 100 Euro Nettokosten wandern 70 Euro in die Betriebsausgaben, 30 Euro bleiben privat. Eine Buchhaltungssoftware, die ich vor Jahren genutzt habe, konnte diese Aufteilung nicht automatisch erkennen – jede einzelne Bewirtung musste ich von Hand splitten, bis mir ein Kurs zum digitalen Belege-Workflow einen saubereren Weg gezeigt hat.
Der Bewirtungsbeleg braucht mehr als nur einen Betrag
Reiner Kassenbon ohne weitere Angaben reicht dem Finanzamt nicht. Seit 2020 muss der Beleg über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) erstellt worden sein, und zusätzlich gehören Teilnehmer und Anlass handschriftlich auf die Rückseite. 'Essen mit Kunden' reicht als Anlass nicht aus. Eine konkrete Bezeichnung wie 'Projektbesprechung Website-Relaunch' übersteht eine Prüfung deutlich entspannter.
Kaspar Menges, mit dem ich seit gemeinsamen Agenturjahren befreundet bin und der inzwischen selbst als UX-Designer arbeitet, fragt bei solchen Themen fast reflexartig zuerst nach der passenden App, bevor er überhaupt beschreibt, was eigentlich fehlt. Bei ihm stellte sich am Ende heraus, dass keine Software der Welt geholfen hätte – er hatte schlicht nie notiert, wer beim Essen dabei war und worüber gesprochen wurde. Das lässt sich nicht automatisieren, das musst du im Moment selbst festhalten.
Der Kassenbon reicht erst ab dieser Grenze: 250 Euro
Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) zieht in § 33 die Grenze für Kleinbetragsrechnungen bei 250 Euro. Bis dahin reichen vereinfachte Angaben: Name und Anschrift des Lokals, Ausstellungsdatum, Art der Leistung sowie Bruttobetrag und Steuersatz. Darüber wird es strenger – dann muss die Rechnung zwingend auf deinen Namen und deine Adresse laufen, sonst hast du am Ende nur einen teuren Zettel ohne steuerlichen Nutzen.
Lennard Bätzner, ein Softwareentwickler aus meiner Makerspace-Runde, hat mich nach seiner ersten eigenen EÜR ziemlich präzise gefragt, was passiert, wenn der Beleg komplett fehlt – etwa weil das Kartenlesegerät im Restaurant nach dem Kundentermin gerade streikt. Die einfache Antwort: Ein Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Anlass und Teilnehmern ist besser als gar nichts, auch wenn sich daraus keine Vorsteuer ziehen lässt. Man sollte das aber nicht zur Gewohnheit machen – bei größeren Beträgen fragt ein Prüfer irgendwann nach, warum nie eine echte Rechnung vorliegt.
Trinkgeld korrekt mitbuchen
Trinkgeld fällt in der Buchhaltung häufig unter den Tisch, gehört aber genauso in die Bewirtungskosten. Normalerweise lasse ich es mir direkt auf dem Beleg vermerken oder handschriftlich bestätigen, wenn die Kasse es nicht separat ausweist. Manche Kassensysteme buchen es inzwischen automatisch mit ein, sodass es auf dem TSE-Beleg auftaucht – dann erübrigt sich der Zusatzvermerk.
Belege digitalisieren, statt sie zu suchen
Bei einem Designer mit drei, vier festen Auftraggebern reicht meistens ein sauber beschrifteter Ordner pro Jahr, in den jeder Beleg sofort nach dem Termin wandert. Bei jemandem, der wöchentlich neue Kleinbeträge sammelt, lohnt sich eher ein Scan direkt nach dem Essen, bei dem Teilnehmer und Anlass gleich mit erfasst werden – warten bis zum Monatsende kostet dann nur Nerven. Bevor ich mir überhaupt einen strukturierten Kurs zu diesem Thema gegönnt habe, habe ich mich lange auf Antworten aus Steuer-Facebook-Gruppen verlassen. Jeder Kommentar klang plausibel, kaum einer passte auf meinen konkreten Fall, und am Ende hatte ich mehr widersprüchliche Meinungen als vorher.
Der Steuerbescheid, der danach kam, deckte sich zum ersten Mal exakt mit meiner eigenen Berechnung – keine Rückfrage vom Amt, kein Abgleichen mehr nötig. Im Dezember, wenn der letzte Stapel des Jahres drankommt, knackt jedes Mal kurz die alte Heftklammer, die ihn zusammenhält, bevor sie nachgibt – für mich das verlässlichste Zeichen, dass ein weiteres Belegjahr sauber abgeschlossen ist. An meinem Schreibtisch, eigentlich eine umgebaute Hobelbank, läuft links das CAD-Programm und rechts die Kontoansicht mit den eingescannten Belegen – Design und Buchhaltung nebeneinander, ohne dass eins das andere stört.
Was diese Frage nicht klärt – und wo du weiterliest
Ein paar Dinge klärt dieser Text bewusst nicht, damit er kein Sammelsurium wird: welcher Steuerkurs für Einsteiger überhaupt taugt, ob sich die Künstlersozialkasse steuerlich absetzen lässt, und wie Steuersoftware im Vergleich zum Videokurs abschneidet, sind eigene Themen. Genauso wenig geht es hier um das generelle Zusammenspiel von Vorsteuer und Umsatzsteuer, um die Systematik hinter Betriebsausgaben insgesamt oder um die Rechnung, wie viele Stunden ein bestimmtes Tool tatsächlich spart – und auch der Unterschied zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung beim Vorsteuerabzug gehört auf ein anderes Blatt.
Wer nebenberuflich als Angestellter selbstständig ist, wer EÜR-Software vergleichen will, wer Hardware und Arbeitsmittel richtig absetzen möchte oder wer zwischen Online-Kurs und Präsenzseminar schwankt, findet dazu an anderer Stelle mehr. Wenn das Geschäftsessen Teil einer längeren Auswärtsrunde war, gehört es oft in den größeren Zusammenhang der Reisekosten für Freiberufler – ein eigenes Fass, das hier nicht aufgemacht wird. Für den einen Bewirtungsbeleg vom Kundenessen reicht, was oben steht: TSE-Pflicht im Kopf behalten, Teilnehmer und Anlass sofort notieren, und im Zweifel lieber zweimal nachlesen als am Jahresende zu raten.