Bei einer 3.000-Euro-Workstation für dein Studio tippen viele auf mehrere Jahre Abschreibung: drei Jahre, fünf, oder länger. Die meisten Kolleginnen und Kollegen, mit denen ich als Soloselbstständiger in Stuttgart über das Hardware-Absetzen rede, tippen auf mehrere Jahre und fangen im Kopf schon an, eine Staffelung durchzurechnen. Genau dieser Reflex ist bei Computer-Hardware in der EÜR falsch, und er kostet Kreative bares Geld, weil sie sich Steuervorteile künstlich über Jahre strecken, die ihnen sofort zustehen würden.
Der Irrtum bei teurer Hardware
Die Grenze für Geringwertige Wirtschaftsgüter liegt bei 800 Euro netto – alles darunter setzt du im Kaufjahr sofort komplett ab, das ist unter Freiberuflern ziemlich bekannt. Der Irrtum beginnt bei allem, was darüber liegt: Viele behandeln einen Rechner wie ein Möbelstück und verteilen die Kosten brav über mehrere Jahre, weil sie es irgendwo so aufgeschnappt haben. Für Computer-Hardware und die dazugehörige Software gilt aber eine eigene Regel aus einem BMF-Schreiben: Die Nutzungsdauer steht auf ein Jahr fest – unabhängig vom Preis. Auch ein Rendering-Rechner für 3.000 Euro landet damit komplett im Jahr der Anschaffung in deiner Gewinnermittlung, nicht gestreckt über eine halbe Dekade.
Bei mir hat sich der Irrtum eine ganze Weile gehalten, weil die eigene Steuererklärung oft erst kurz vor Fristende passierte. Belege verteilt über drei verschiedene Ordner, und für einen genaueren Blick in die Details blieb da einfach keine Zeit. Erst als ich mir bewusst ein Wochenende dafür freigehalten habe, ist mir aufgefallen, dass ich Jahre lang zu vorsichtig kalkuliert hatte.
Was bedeutet die Ein-Jahres-Regel für Computer und Software in der Praxis?
Praktisch heißt das: Ein neuer Monitor, die Workstation, sogar ein separates Grafiktablet fallen unter diese Ein-Jahres-Regel, sobald sie eindeutig dem Betrieb zugeordnet sind. Die Rechnung landet komplett als Betriebsausgabe in der EÜR des Kaufjahres, der Gewinn sinkt entsprechend, und die Steuerlast in genau diesem Jahr auch. Wer kein Kleinunternehmer ist, muss die 19 % Umsatzsteuer aus der Rechnung trotzdem sauber als Vorsteuer verbuchen – das hat mit der Abschreibungsfrage an sich nichts zu tun, wird aber gern in denselben Topf geworfen und dann falsch gemacht.
Genau diese Unterscheidung war eines der Module, an denen ich im Steuer-AhA-Effekt Videokurs hängengeblieben bin, weil sie so oft mit der klassischen GWG-Regel verwechselt wird. Wer die Systematik dahinter noch weiter aufdröseln will, findet dazu mehr im Artikel zum Steuer-AhA-Effekt für Fortgeschrittene. Wer seine Betriebsausgaben grundsätzlich systematischer sortieren will, braucht dafür ohnehin ein eigenes Setup – das sprengt hier den Rahmen.
Reicht die GWG-Grenze allein als Faustregel?
Nein, und genau hier tappen auch erfahrene Kreative rein. Für einen ergonomischen Bürostuhl oder ein Zeichenbrett ohne Bildschirm bleibt die 800-Euro-Grenze tatsächlich die Faustregel – darüber wird ganz normal über die reguläre Nutzungsdauer abgeschrieben, kein Sonderfall. Ich hatte mir früher deshalb ein eigenes Tabellen-Tool gebaut, das jede größere Anschaffung brav über mehrere Jahre gestreckt hat – sah ordentlich aus, funktionierte technisch sauber, war aber schlicht auf dem falschen Stand, sobald Hardware ins Spiel kam. Ein Tool, das ich lange gemocht habe und heute trotzdem niemandem mehr empfehlen würde, weil es die Sonderregel für Technik gar nicht kennt und man das mühsam von Hand nachpflegen müsste.
Ein Bekannter aus der Nachbarschaft, der im Keller alte Vespas wieder flott macht und nebenbei ein kleines Gewerbe angemeldet hat, hat mich genau deswegen letztens gefragt, ob sein neuer Kompressor unter dieselbe Regel fällt wie mein Rechner. Die Antwort: nein – die Ein-Jahres-Regel gilt ausdrücklich für Computer-Hardware und Software, ein Kompressor bleibt bei der klassischen Nutzungsdauer-Abschreibung, sobald er über der GWG-Grenze liegt. Genau diese Verwechslung, digital und teuer in einen Topf zu werfen, sehe ich häufiger, als mir lieb ist. Auch die Frage, was von KSK-Abzügen absetzbar ist, ist übrigens ein eigenes Thema für sich und hat mit dieser Abschreibungsregel nichts zu tun.
Gemischt genutzte Geräte sauber trennen
Beim iPad, das tagsüber für Skizzen und abends für Serien läuft, hält sich ein ähnlicher Irrtum: Viele denken, ohne exakte Nutzungsprotokolle bleibt nur die Wahl zwischen gar nicht absetzen oder das volle Risiko eingehen. Dazwischen gibt es eine plausible, nachvollziehbare Aufteilung, die einer Prüfung standhält, ohne dass du jede Minute Bildschirmzeit dokumentieren musst. Als ich das im entsprechenden Kurs-Kapitel zum ersten Mal klar aufgeschlüsselt sah, hatte ich das ELSTER-Formular für die betroffene Position keine zwanzig Minuten später fertig ausgefüllt – bis dahin hatte ich Mischnutzung jahrelang lieber grob geschätzt als sauber begründet. Die Leertaste klackt bei mir noch heute hart, wenn ich mich Feld für Feld durch so ein Formular arbeite, aber das Raten von früher ist seitdem weg.
Wie viele Stunden ein guter Kurs über die Jahre tatsächlich einspart, ist übrigens eine eigene Rechnung, die ich hier bewusst nicht aufmache – dafür würde ein ganzer Artikel draufgehen.
Steuerkurs oder Software für Soloselbstständige in Stuttgart
Ob am Ende eine Steuersoftware oder ein Kurs insgesamt die bessere Wahl ist, hängt von ganz anderen Kriterien ab als von dieser einen Abschreibungsregel – Software schlägt dir selten von allein vor, wann ein Sonderfall wie die Ein-Jahres-Regel überhaupt greift. Bei einem Designer mit drei festen Auftraggebern würde ich sagen: Lern die Regel einmal richtig, zum Beispiel über die Module im Steuer-AhA-Effekt Kurses, dann reicht bei jeder neuen Anschaffung ein Blick auf den Netto-Preis und den Verwendungszweck. Bei jemandem mit vielen kleinen Belegen im Monat kann eine Software zusätzlich beim Sortieren helfen – ersetzen kann sie die Entscheidungsregel aber nicht. Wer bei der EÜR grundsätzlich noch bei den Basics hakt, klärt das besser zuerst separat, zum Beispiel mit diesem Leitfaden zur EÜR für Designer – hier geht es bewusst nur um den Spezialfall Hardware.
Ein Feature, das mich im Steuer-AhA-Effekt anfangs genervt hat: Das Tempo der Module ist straff getaktet, wer zwischen zwei Kundenterminen nur zehn Minuten Luft hat, muss oft mittendrin pausieren und später wieder einsteigen. Nach den ersten Wochenenden hat sich das bei mir eingespielt, aber ich kenne Leute, die genau daran hängengeblieben sind.
Dem Bekannten mit den Vespas habe ich am Ende trotzdem genau diesen Kurs empfohlen – nicht weil sein Fall kompliziert ist, sondern weil er ohnehin vorhat, sein Gewerbe in den nächsten Jahren auszubauen, und die Systematik dann sowieso greifen muss.
Für Angestellte, die nebenbei ein kleines Gewerbe laufen haben, ist der große Kurs wahrscheinlich zu umfangreich – da deckt ein schlankeres Paket wie Steuern sparen für Arbeitnehmer die Lohnsteuer-Seite meist gut genug ab, auch wenn der Buchhaltungs-Tiefgang für einen echten Soloselbstständigen nicht reicht. Wer grundsätzlich zwischen mehreren Steuerkursen schwankt, gehört eher in einen eigenen Vergleich wie diesen zum Steuerkurs für Selbstständige statt in diese eine Abschreibungsfrage – genauso wie der Vergleich einzelner EÜR-Softwarepakete gegeneinander eine eigene Geschichte für sich ist.
Eine Regel schlägt jedes Tool
Jede größere Anschaffung durchläuft bei mir dieselbe Reihenfolge: erst prüfen, ob es sich um Computer-Hardware oder zugehörige Software handelt, dann den Netto-Preis mit der 800-Euro-Grenze abgleichen, und nur wenn beides nicht zutrifft über die reguläre Nutzungsdauer rechnen. Diese Reihenfolge hat mir mehr Zeit gespart als jedes Tool, das mir Belege automatisch kategorisiert, weil sie verhindert, dass ich überhaupt erst falsch anfange zu rechnen. Falls du dieses Jahr vor genau dieser Frage stehst: Das System hinter dem Steuer-AhA-Effekt geht diese Unterscheidung Modul für Modul durch, straffes Tempo inklusive – nicht jeder kommt damit auf Anhieb zurecht, aber wer dranbleibt, hat die Regel danach wirklich verinnerlicht statt sie nur einmal gelesen zu haben.