Der Brief vom Finanzamt liegt schon aufgerissen neben der Kaffeetasse, während ich die letzte Position aus der EÜR für meinen Nebenerwerb in die richtige Kategorie schiebe – und mein Puls macht nicht das, was er bei diesem Umschlag früher gemacht hat. Kein Herzrasen, kein kurzes Zögern vor dem Öffnen. Für einen angestellten Industriedesigner mit laufendem Nebenerwerb ist das kein Zufall, sondern das Ergebnis eines Systems, das man sich einmal aufbaut und dann nur noch pflegt. Steuern sparen im Nebenerwerb heißt für mich vor allem, die immer gleichen Fragen zu kennen, bevor sie zum Problem werden – und zu wissen, welches Werkzeug für welche Frage überhaupt taugt.
Diese Fragen kommen fast immer in ähnlicher Reihenfolge, egal wer sie stellt. Deshalb sammle ich hier die, die mir am häufigsten begegnen – im Alltag als Designer mit Nebenerwerb und in den Gesprächen auf dem Gehweg vor der Haustür.
Ab wann wird der Nebenerwerb für Angestellte überhaupt kompliziert?
Ganz am Anfang, bei einem einzelnen Prototypen für Bekannte oder einer kleinen Gestaltungsarbeit nebenbei, bleibt das meiste unter dem Radar – es gibt eine kleine Bagatellgrenze, unterhalb derer ein Nebenerwerb praktisch keine Rolle spielt. Knifflig wird es, sobald man als Designer ernsthaft Aufträge annimmt und diese Grenze mit dem ersten ordentlichen Projekt reißt. Ab da rechnet das Finanzamt den Gewinn aus dem Nebenerwerb einfach zu dem hinzu, was man aus dem Hauptjob schon versteuert – zu genau dem Steuersatz, der für das Gesamteinkommen gilt. Wer im Hauptjob gut verdient, kauft sich jeden zusätzlichen Euro aus dem Nebenerwerb entsprechend teuer ein.
Welche Freibeträge und Pauschalen sich im laufenden Nebenerwerb neben dem Angestelltenjob im Alltag am meisten lohnen, ist eine eigene Rechnung, die ich an anderer Stelle im Detail durchgehe – hier reicht der Hinweis, dass sie existieren und dass es sich lohnt, sie zu kennen, bevor der erste große Auftrag reinkommt.
Werbungskosten und Betriebsausgaben – zwei getrennte Schubladen für deine EÜR
Zwei Hebel arbeiten hier parallel. Auf der einen Seite stehen die Ausgaben, die mit dem Angestelltenverhältnis zu tun haben – dafür gibt es eine automatische Pauschale, die ohne Nachweis greift und nur bei höheren Kosten überschritten werden muss. Auf der anderen Seite stehen die Betriebsausgaben des Nebenerwerbs, und dort liegt für uns Designer das eigentliche Sparpotenzial: alles vom Filament für den 3D-Drucker bis zur Softwarelizenz, sofern es überwiegend fürs eigene Geschäft läuft.
Getrennt bleiben müssen die beiden Schubladen trotzdem penibel. Was für den Hauptjob angeschafft wird, gehört in die eine Kategorie, was fürs eigene Geschäft gekauft wird, in die andere – wer das bei einer Prüfung nicht sauber vorweisen kann, riskiert, dass alles zusammen als Privatvergnügen aussortiert wird. Wie man diese Systematik so aufbaut, dass sie sich nicht jedes Jahr neu anfühlt, ist wieder ein eigenes Thema, das ich andernorts ausführlicher behandle – ebenso, welche Arbeitsmittel sich bei Kreativen tatsächlich absetzen lassen und welche eher Grauzone bleiben.
Ein Buchhaltungs-Abo hatte ich mir vor einiger Zeit zugelegt, das mit voller Automatisierung warb – für einen kleinen Nebenerwerb mit einer Handvoll Belegen im Monat war das schlicht überdimensioniert, wie ein Industrieschraubstock für eine Modelleisenbahn. Empfehlen würde ich das heute niemandem mehr in dieser Größenordnung.
Sinnvoller finde ich es, Steuern zu lernen als Freiberufler, statt sich blind auf eine Automatik zu verlassen, die im Zweifel doch falsch kategorisiert. Ein Kurs, der einem die Logik hinter der Zuordnung erklärt, spart am Ende mehr Nerven als jedes Tool, das mit vollautomatischer Erkennung wirbt.
Was, wenn der Nebenerwerb am Anfang nur Verluste schreibt?
Verluste in der Startphase sind steuerlich kein Grund zur Sorge, sondern wirken sich direkt auf das Gesamteinkommen aus – sie werden mit dem Gehalt aus dem Hauptjob verrechnet und senken damit die Steuerlast insgesamt. Wer gerade in Werkzeug, Software oder Marketing investiert und noch wenig einnimmt, bekommt genau dafür oft eine spürbare Erstattung.
Dauerhaft darf das aber nicht so bleiben. Wer über mehrere Jahre ausschließlich rote Zahlen schreibt und keine erkennbare Absicht zeigt, irgendwann Gewinn zu machen, riskiert, dass das Finanzamt den ganzen Nebenerwerb als Liebhaberei statt als Geschäft einstuft – mit der Folge, dass frühere Steuervorteile zurückgefordert werden. Eine einfache Dokumentation der eigenen Pläne, und sei es nur für die eigene Schublade, macht diesen Fall deutlich unwahrscheinlicher.
Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung: eine Entscheidung nach Auftragslage
Meine Nachbarin Annkatrin, die als Texterin nebenbei selbstständig ist und ihre Buchhaltung grundsätzlich sonntags vor dem Mittagessen erledigt, hat mich genau danach neulich auf dem Gehweg gefragt: Umsatzsteuer abführen oder sich befreien lassen? Bis zu einer überschaubaren Umsatzgrenze kann man sich von der Umsatzsteuer befreien lassen, was vor allem Verwaltungsaufwand spart – keine Voranmeldungen, keine zusätzliche Buchführungsspalte.
Bei einem Designer mit drei, vier festen Auftraggebern und überschaubaren Rechnungen würde ich fast immer zur einfachen Variante raten, ähnlich wie man für die kleine Reparatur den einfachen Schraubendreher nimmt statt gleich die große Maschine anzuwerfen. Wer dagegen von Anfang an in teurere Ausrüstung investiert und die Vorsteuer zurückholen will, fährt mit der Regelbesteuerung oft besser – dafür mit mehr Buchhaltungsaufwand im Gegenzug. Wie ich es geschafft habe, diesen Mehraufwand trotzdem schlank zu halten, beschreibe ich in meinem Review zum Steuer-AhA-Effekt.
Lohnt sich ein Steuerkurs, wenn der Nebenerwerb noch klein ist?
Kommt auf die Perspektive an. Wer den Nebenerwerb über Jahre weiterführen und mehrere Auftraggeber bedienen will, profitiert von einem Kurs, der die Systematik einmal sauber erklärt – dazu vergleiche ich verschiedene Kurse für Solo-Selbstständige an anderer Stelle im Detail. Bei einem einmaligen kleinen Projekt reicht dagegen oft ein einfaches Tool mit guter Kategorisierung.
Ob am Ende Software oder Kurs die bessere Wahl ist, hängt stark von der Zahl der Belege pro Monat und der eigenen Geduld für Formulare ab – ein direkter Vergleich zwischen beiden Wegen füllt anderswo einen ganzen Artikel. Wie viele Stunden ein Kurs gegenüber reinem Ausprobieren tatsächlich einspart, habe ich ebenfalls schon einmal für einen konkreten Fall durchgerechnet, und der Unterschied war größer, als ich vorher gedacht hätte.
Der wichtigste Hebel für den nächsten Steuerbescheid
Wer die EÜR von Grund auf verstehen will, findet die reinen Grundlagen an anderer Stelle ausführlicher erklärt, genauso wie einen Vergleich der gängigen EÜR-Programme für Designer und andere Kreative. Für den Alltag reicht aber oft weniger, als man denkt: eine klare Trennung zwischen den beiden Einkommensquellen, ein Beleg-System, das man auch nach zehn Monaten noch versteht, und die Bereitschaft, rechtzeitig nachzujustieren statt erst im Dezember.
Am Ende sitze ich an meinem Schreibtisch – der eigentlich eine umgebaute Hobelbank ist, links das CAD-Fenster, rechts die Kontoübersicht, dazwischen nur der Rand der beiden Monitore – und sortiere die Jahresordner im Stahlregal nach Farbe, während durch das nach Norden ausgerichtete Fenster gleichmäßiges Licht hereinkommt, nie direkte Sonne, die den Bildschirm blenden würde. Kein Steuerberater ersetzt diese Routine, aber sie macht aus einem lästigen Pflichttermin ein überschaubares Handwerk.
Ich bin kein Steuerberater und ersetze auch keinen – bei Auslandsaufträgen, speziellen Rechtsformen oder anderen komplizierten Fällen sollte immer jemand vom Fach oder ein Lohnsteuerhilfeverein ins Boot geholt werden. Für das tägliche Geschäft eines Designers im Nebenerwerb reicht aber oft schon die Kombination aus klarer Systematik und dem passenden Werkzeug dafür.