Wie viele Tage im Jahr sitzt du wirklich nur am eigenen Schreibtisch, ohne dass irgendwo ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand? Diese Frage klingt nach Erbsenzählerei, entscheidet aber in der Anlage EÜR über einen Betrag im vierstelligen Bereich. Für solo-selbstständige Designer, Coaches und Entwickler, die ihre Steuer-Hacks selbst durchziehen, ist Homeoffice absetzen einer der am meisten unterschätzten Hebel, nicht weil die Regel kompliziert wäre, sondern weil kaum jemand sie bis zum Ende durchrechnet, bevor er zur aufwendigeren Variante mit dem "echten" Arbeitszimmer greift.
Genau da liegt der Denkfehler, dem viele Freiberufler noch aufsitzen: Sie ordnen jede Nebenkostenposition minutiös einem Betriebsanteil zu, obwohl die Homeoffice-Pauschale seit der letzten Reform in den meisten Fällen der schnellere und am Ende auch der günstigere Weg ist.
Wann bringt die Homeoffice-Pauschale wirklich mehr als das klassische Arbeitszimmer?
Seit die Neuregelung im Einkommensteuergesetz (EStG) gilt — konkret § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b und 6c —, ist die Antwort klarer als früher. Ausschlaggebend ist nicht mehr, ob das Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit ist, sondern nur, ob an diesem einen Tag ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand oder nicht. Setze ich mich an einem Tag in die Stadtbibliothek Stuttgart am Mailänder Platz, weil dort das WLAN stabiler läuft als zu Hause, zählt dieser Tag nicht mehr als Homeoffice-Tag — unabhängig davon, wie viele Stunden ich sonst am eigenen Rechner an CAD-Modellen sitze.
Ich hatte früher einmal versucht, mir diese Abwägung abzunehmen, und habe für wenig Geld einen Steuerberater gebucht — jemand, der sich mit den Spezifika von Freiberuflern kaum auskannte und im Wesentlichen nur die Standardformulare für Angestellte durchgewunken hat. Seitdem rechne ich solche Fragen selbst durch, mit der Anlage EÜR und einem Kalender als einzigen Werkzeugen.
6 Euro pro Tag, 210 Tage, 1.260 Euro Deckel: Die Homeoffice-Pauschale in Zahlen
Der Mechanismus ist simpel: Pro Tag im Homeoffice lassen sich 6 Euro ansetzen, gedeckelt bei 1.260 Euro im Jahr — das entspricht 210 Arbeitstagen. Wer mehr Tage sammelt, bekommt keinen Cent zusätzlich, der Deckel wirkt wie ein fest eingestellter Anschlag, den man nicht durch mehr Aufwand verschieben kann. Bei einem Designer mit drei oder vier festen Auftraggebern und einem stabilen Wochenrhythmus reicht meist ein einziger Blick in den digitalen Kalender am Jahresende, um die Tage zusammenzuzählen. Bei jemandem mit häufig wechselnden Arbeitsorten — mal beim Kunden, mal im Coworking, mal zu Hause — lohnt sich dagegen eine kurze wöchentliche Notiz, weil sich sonst am Jahresende kaum noch rekonstruieren lässt, welcher Tag wo verbracht wurde.
Tassilo Wörner, Fotograf aus meinem Coworking-Space, hat eine Zeit lang gleich drei verschiedene Buchhaltungs-Apps parallel abonniert gehabt, nur um diese Tage lückenlos zu erfassen. Am Ende hat ihm ein einfacher Kalendereintrag genauso viel gebracht wie das ganze Software-Sammelsurium — die Homeoffice-Pauschale gehört in der EÜR zur Systematik der Betriebsausgaben, braucht dafür aber kein aufwendiges Werkzeug, sondern nur eine ehrliche Tageszählung.
Ein Arbeitszimmer im eigenen Haus kann teurer werden als der Steuervorteil
Wer Eigentümer der Immobilie ist und trotzdem unbedingt ein "echtes" häusliches Arbeitszimmer mit allen tatsächlichen Kosten absetzen will, sollte einen Punkt kennen, den viele Kollegen übersehen: Der Raum kann dadurch zu notwendigem Betriebsvermögen werden. Verkauft man Haus oder Wohnung später, kann für den betrieblich genutzten Anteil die Spekulationssteuer fällig werden — selbst wenn die zehnjährige Haltefrist für den privaten Teil längst abgelaufen ist.
Man spart also heute ein paar Euro bei der EÜR und riskiert beim Verkauf eine deutlich höhere Nachzahlung an das Finanzamt. Die Homeoffice-Pauschale löst diesen Mechanismus in aller Regel nicht aus, was sie gerade für Eigentümer zur sichereren Wahl macht.
So landet der Betrag korrekt in Zeile 70 der Anlage EÜR
In der aktuellen Anlage EÜR gehört die Homeoffice-Pauschale in Zeile 70. Eine komplexe Software, die jede Kaffeepause mitzählt, braucht es dafür nicht — ein Abgleich zwischen den Tagen im digitalen Kalender und den Tagen, an denen ich tatsächlich unterwegs war, reicht. Trage ich die Pauschale in meiner Buchhaltungssoftware ein, schlägt sie mir inzwischen von selbst die passende Betriebsausgaben-Kategorie vor, ohne dass ich nachschauen muss, unter welcher Position das läuft — früher landete derselbe Betrag erst mal in einem allgemeinen Sammelposten, den ich manuell umsortieren musste.
Beim Eintragen in ELSTER hat das Scrollen durch die Formularmasken einen fast mechanischen Takt — das harte Klacken der Leertaste, mit der man sich Feld für Feld vorarbeitet, kennt jeder, der die Anlage EÜR schon einmal komplett selbst ausgefüllt hat. Wer sich beim Thema Arbeitsmittel und Hardware zusätzlich absichern will, findet in einem Steuerkurs für Hardware und Arbeitsmittel die Abgrenzungen, die bei größeren Anschaffungen oft für Verwirrung sorgen.
Fahrtkosten und Homeoffice-Pauschale schließen sich am gleichen Tag aus
Eine feste Regel gilt unabhängig vom Auftragsvolumen: Fahrtkosten zur Betriebsstätte oder zum Kunden und die Homeoffice-Pauschale schließen sich für denselben Kalendertag aus. Wer morgens zum Kunden fährt und dafür Reisekosten oder die Pendlerpauschale ansetzt, kann für den Nachmittag desselben Tages nicht zusätzlich 6 Euro Homeoffice verbuchen.
Gerfried Osswald, der als Coach im Nebenerwerb neben einem Angestelltenverhältnis arbeitet, hat mich genau danach einmal gefragt: ob ein Tag zählt, an dem er vormittags im Büro seines Arbeitgebers sitzt und abends von zu Hause aus Coaching-Unterlagen vorbereitet. Für den Nebenerwerb als Angestellter gelten dabei ohnehin eigene Regeln, die über die reine Homeoffice-Pauschale hinausgehen — für den Homeoffice-Anteil selbst zählt an einem solchen Tag aber nur die Zeit, in der tatsächlich kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand. Er rechnet dabei gern nach, wie viel ihn die Zeit für die eigene EÜR im Vergleich zu seinem Coaching-Stundensatz kostet — und kommt meist zu dem Schluss, dass sich der kurze wöchentliche Kalenderabgleich lohnt.
Der pragmatische Blick auf den Steuer-Hack fürs Homeoffice
Am Ende ist Homeoffice absetzen einer der Fälle in der EÜR, bei denen Pragmatismus mehr bringt als Perfektionismus. Niemand muss jede Quittung für die Flurreinigung anteilig umlegen, wenn die Pauschale ohnehin greift. Solange man sich innerhalb der gesetzlichen Leitplanken von 6 Euro pro Tag und 1.260 Euro im Jahr bewegt, reicht ein sauberer Kalenderabgleich — mehr Genauigkeit bringt selten mehr Steuervorteil, meistens nur mehr verlorene Zeit.
Wer wissen will, wie andere Solo-Selbstständige ihren Tool-Mix für die EÜR insgesamt organisieren, findet dort weitere Ansätze, um die Stunden für die Buchhaltung klein zu halten. Die Steuererklärung bleibt ein notwendiger Wartungsschritt der eigenen Selbstständigkeit. Er muss gemacht werden, aber er darf ruhig so kurz wie möglich ausfallen.